Хронографъ

Чтобы воспользоваться преимуществами удаленной работы и избежать потенциальных недостатков, таких как изоляция и сбои в общении, необходимо обратиться к пяти основным областям: освоить тайм-менеджмент, обустроить рабочее пространство, установить границы между домом и работой, повысить свою производительность и разработать эффективные стратегии управления для вашей команды.

Являетесь ли вы удаленным работником, владельцем домашнего бизнеса, такого как электронная коммерция или консалтинг, или впервые управляете удаленными сотрудниками, эти проверенные стратегии обязательно помогут вам встать на правильный путь.

Правило № 1: Научитесь управлять временем

Создайте рутину

Поначалу проводить день в пижаме или спать в ней может показаться забавным, но со временем эти привычки истощат вашу энергию. Разработка распорядка дня может оказаться самым важным шагом, который вы предпримете, приспосабливаясь к удаленной работе. Каждое утро, когда вы одеваетесь и садитесь за стол в одно и то же время, ваш разум дает понять, что вы готовы к работе. Ежедневно уходя с работы примерно в одно и то же время, вы даете вашему разуму и телу необходимый отдых. Если вы работали с девяти до пяти в офисе, но обнаружили необходимость скорректировать свой график при работе из дома, поговорите со своим руководителем, чтобы уточнить ожидания. Составив график, придерживайтесь его.

Ограничьте отвлекающие факторы в социальных сетях

Как бы ни было заманчиво навестить друзей и семью, прочитать последние заголовки или посмотреть видео с козами, бродящими по улицам города, попытайтесь сопротивляться. Выделяя короткие периоды времени для социальных сетей или просмотра новостей и придерживаясь этого графика, вы сможете не отрываться от работы и снизить уровень стресса.

Правило № 2: создайте зону успеха у себя дома

Выделите рабочую зону

Очень легко потерять баланс между работой и личной жизнью, когда вы работаете удаленно. Создание пространства исключительно для работы научит ваш разум переключаться в “рабочий режим”. В конечном счете, каким бы маленьким ни был ваш дом или со сколькими людьми вы его делите, найдите место, которое превратится в ваше рабочее место. Используйте обеденный стол или барную стойку для завтрака в течение дня, поставьте небольшой столик в углу или превратите книжный шкаф в постоянный письменный стол.

Создайте свое пространство

Обустройство вашего нового помещения начинается с технологий. Вам абсолютно необходимо надежное подключение к Интернету, желательно высокоскоростное с большой пропускной способностью, особенно если дети смотрят фильмы в соседней комнате. Если ваш сигнал Wi-Fi слабый или стабильный, настройте его рядом с маршрутизатором или приобретите Wi-Fi Amazon Echo или Google Nest, которые помогут распределить сигнал по дому.

Поскольку длительная работа с экрана ноутбука может со временем вызвать проблемы со спиной и шеей, внешний монитор и эргономичное кресло — отличные инвестиции. Если вы живете не один, наушники с шумоподавлением или хорошая пара наушников, таких как Apple AirPods или Amazon Echo Buds, помогут вам сосредоточиться на работе и наладить отношения.

Чтобы экран не потемнел в середине вызова Zoom, держите все заряженным с помощью шнура питания или подставки для телефона с зарядным устройством. Этот совет может показаться очевидным, но на самом деле это легко упускаемая из виду деталь, которая может полностью снизить вашу производительность. Наконец, добавьте свою любимую кофейную кружку или бутылку с водой, и все будет готово.

Правило № 3: Устанавливайте границы между работой и домашней жизнью

Работа из дома, когда у вас есть партнер

Возможно, вы были домашним работником, у которого не ладился распорядок дня, а теперь ваша вторая половинка или сосед по комнате тоже дома и разыгрываете вашу игру. Возможно, вам нравится работать тихо— пока ваш партнер весь день громко разговаривает. Синхронизировать работу с другими, работающими дома, может быть непросто, поэтому ознакомление с этими рекомендациями может помочь:

• Уважайте графики и стили работы друг друга: Мир в доме начинается с понимания и уважения рабочего графика другого человека. У вас могут быть встречи рано утром, но их команда собирается на Zoom в пять — как раз тогда, когда вы готовы успокоиться. Обязательно обсудите ваши индивидуальные графики, прояснив, что вы можете изменить, а что нет. Определите, когда вы хотите делать перерывы вместе или делиться едой.
• Сделайте сопереживание приоритетом: у каждого свой стиль работы и ритм, и важно понимать, как соседи по дому предпочитают выполнять свою работу. У них разные задачи, как и у их менеджеров и команд. Если одному из вас нужно немного спокойного времени в течение дня, а другой проводит день на совещаниях, это может привести к напряженности, если вы будете делить небольшое пространство. Жизненно важно научиться наблюдать друг за другом и знать, когда нужно поддерживать, ободрять или прерывать друг друга.
• Оставляйте друг друга наедине: вы оба привыкли проводить время наедине, даже если только во время поездок на работу или утренней пробежки. Теперь, когда вы вместе 24/7, напряженность может быстро проявиться. Провести некоторое время порознь как никогда важно, и это сделать труднее. Выделите время для каждого из вас, чтобы снова побыть наедине. Помните, что сейчас неопределенное и запутанное время, и люди по-разному справляются со стрессом.

Работать дома, когда у вас есть дети

В дополнение к переходу на удаленную работу родители детей школьного возраста совмещают онлайн-обучение, время приема пищи и множество других новых развлечений. Дети тоже приспосабливаются к вашему новому распорядку дня — и к их собственному. С точки зрения ребенка, в конце концов, присутствие родителя дома означает, что он всегда доступен. Эти советы помогут вам избежать срывов и освоиться на новом месте дома:

• Составьте еженедельный план: Планируйте на неделю вперед. Что бы ни говорили, дети лучше всего справляются с рутиной. Если у вас есть партнер и маленькие дети, решите, кто будет присматривать за ними в разное время в зависимости от рабочего графика каждого человека. Определите, как будет осуществляться прием пищи, перерывы и регистрация заезда в течение дня. Затем выясните, какие задания детям нужно выполнить в течение недели и какие мероприятия вы, возможно, хотели бы выполнить вместе, и добавьте их в план. Разместите расписание так, чтобы все могли его видеть, и пусть ваши дети знают, чего ожидать.
• Отметьте учебные и игровые зоны: Помимо того, что дети знают, что они делают и когда они это делают, им также нужно знать, куда они могут ходить, а куда нет. Постарайтесь отделить зоны, где они будут заниматься в школе, от мест, где они могут играть. Если шум является проблемой, выделите в доме место для тихого времяпрепровождения, куда ребенок может пойти и где его никто не потревожит. Объясните детям, что точно так же, как их не следует прерывать во время учебы или в тихих комнатах, они должны стараться не беспокоить вас, когда вы находитесь за своим столом.
• Обратитесь за помощью к онлайн-инструментам: Внезапное закрытие школ заставило родителей изо всех сил пытаться стать учителями. Это невыполнимая задача, особенно когда вы работаете. Вместо этого делайте то, что в ваших силах, и используйте онлайн-инструменты и мероприятия для выполнения всего остального, от тех, что предоставляются школами, до тех, что предлагаются библиотеками и учреждениями культуры. Также общайтесь с друзьями и семьей.

Правило № 4: Повышайте свою производительность

Максимизировать и поддерживать концентрацию

Работа на дому всегда требовала от людей противостоять искушению включить телевизор вместо того, чтобы отвечать на электронную почту, или проверить, что осталось в холодильнике, вместо того, чтобы заканчивать отчет о состоянии проекта. Социальные сети создали еще больше способов отвлечься. Теперь работа на дому включает в себя все — от общения с членами семьи до попыток снизить уровень стресса. Вот как сохранить свое внимание и выполнять свою работу:

• Проведите самоаудит: привыкая к работе дома, уделите некоторое время наблюдению за тем, как вы на самом деле проводите свое время. Узнайте, когда вы получаете наилучшие результаты — в какое время суток и при каких обстоятельствах. Иногда задачи, которые, как нам кажется, занимают большую часть нашего времени и требуют меньше усилий. И некоторые вещи, которые, как мы думаем, помогают нам быть более продуктивными, тратят наше время впустую. Возможно, вы обнаружите, что теперь можете сделать больше за меньший промежуток времени, чем в офисе.
• Разделите день на куски: выделите блоки времени, в течение которых вы будете выполнять конкретные задачи. Концентрация на чем-то одном за раз в установленное время — более продуктивная стратегия, чем многозадачность. И как только вы отметите что—то из своего списка, вы почувствуете себя хорошо — еще один стимул для повышения производительности.
• Делайте больше перерывов: Независимо от того, как вы обустроите свое рабочее место, обязательно защищайте свое тело, делая частые перерывы. В идеале, делайте 15-минутный перерыв каждые 90 минут. Встаньте и сделайте несколько упражнений на растяжку, быстро прогуляйтесь по дому или выйдите на улицу подышать свежим воздухом. Не перенапрягайте глаза с помощью правила 20-20-20: каждые 20 минут отводите взгляд от экрана и сосредотачивайтесь на чем-то в 20 футах от него в течение 20 секунд. Обязательно возьмите за правило делать перерывы. Легко обнаружить, что вы постоянно зависаете у своего компьютера дома и не даете себе достаточно перерывов. Некоторые компании устанавливают обязательные перерывы, чтобы избежать этого и гарантировать, что их команда не выгорает морально.
• Практикуйте дополнительную заботу о себе: Забота о своем теле, разуме и духе всегда важна; сейчас это необходимо. Это означает, что нужно как можно лучше питаться, пить много воды, много спать и заниматься спортом. Отдохните с хорошей книгой или фильмом, послушайте вдохновляющий подкаст и делайте перерывы в просмотре новостей. Это идеальное время, чтобы заняться творческим хобби, завести дневник или освоить практику медитации. Одно из лучших средств от стресса — сосредоточиться на том, что вы можете сделать для других людей — пожертвовать на благотворительность, дать совет другу или стать волонтером в деле, которое вы поддерживаете.

Загружайте правильные приложения

Многие компании предоставляют программное обеспечение, необходимое для работы на дому. Если вы работаете на себя или создаете команду, существует множество вариантов программного обеспечения для улучшения рабочего процесса и улучшения коммуникации:

• Доступ и безопасность: Если вам нужно подключиться к рабочему компьютеру из дома или если вашей ИТ-команде необходимо помочь вам издалека, вам пригодятся программы для удаленного рабочего стола.
• Общение в режиме реального времени: используйте приложения для обмена сообщениями, чтобы оставаться на связи со своими коллегами. Если ваши контакты используют множество различных платформ обмена сообщениями.
• Видеоконференции: видя лица других людей, вы не будете чувствовать себя изолированным, внесете ясность в электронные письма или чаты и улучшите сотрудничество. Некоторые варианты лучше всего подходят для бесед один на один, а другие — для групповых чатов, поэтому учитывайте их при выборе.
• Управление проектами: веб-инструменты упрощают совместную работу, составляют расписание и назначают задачи, а также отслеживают ход выполнения проектов.
• Совместная работа: приложения, разработанные для конкретных отраслей, улучшат совместную работу.
• Учет рабочего времени: Управлять и записывать время, потраченное на различные проекты.

Правило № 5: эффективно управляйте своей удаленной командой

Устанавливайте ожидания: Если вы хотите, чтобы ваша удаленная команда играла по правилам, вы должны их установить. Менеджеры должны четко изложить, чего они ожидают от сотрудников дома, в том числе какие встречи являются обязательными, когда сотрудники должны быть онлайн и когда начинается и заканчивается рабочий день.

Напишите кодекс корпоративной культуры: Поддерживать прочную корпоративную культуру может быть еще сложнее, когда сотрудники не находятся в одном офисе. Отсутствие личного общения особенно тяжело для новых удаленных сотрудников. Составьте культурный кодекс, в котором представлены повседневные принципы, которыми следует руководствоваться при поведении и принятии решений. Если он у вас уже есть, посмотрите, нуждается ли он в корректировке в этой новой реальности.

Устраните пробелы в общении: Чтобы не пропустить разговоры, которые происходили через приложения для обмена сообщениями, или не расстраиваться, когда никто сразу не отвечает на электронное письмо, вам следует вести письменные записи и регулярно распространять их среди команды. Составляйте протоколы совещаний, обобщайте важные телефонные звонки и отслеживайте сообщения, чтобы быть уверенным, что все в курсе. Храните документы в месте, доступном для всех. В Loomly мы часто записываем такие вещи, как: “как мы обсуждали сегодня по телефону”. Ссылка на разговоры, которые имели место в GitHub tickets и каналах Slack, обеспечивает прозрачность и помогает держать сотрудников в курсе событий.

Планируйте периодические проверки: Легко позволить человеческому взаимодействию сойти на нет, когда ваши сотрудники работают дома, но это дорогостоящая ошибка. Составьте расписание команды так, чтобы в нем было время для общения членов команды друг с другом, а также со своими руководителями. В Loomly у нас есть три повторяющихся “рандеву”. Ежедневно мы все заходим в Slack, чтобы посвятить команду в то, над чем мы работаем; еженедельно мы проводим индивидуальные встречи с нашим непосредственным руководителем или отчетом; и ежемесячно мы собираемся вместе для видеовызова, чтобы поделиться и обсудить обновления компании.

Используйте интеллектуальные рабочие процессы: пандемия ясно показала, насколько важно для бизнеса быть гибким. Если вы не используете гибкий рабочий процесс, пришло время его разработать. Благодаря продуманным рабочим процессам межфункциональные команды регулярно встречаются, в том числе онлайн, для анализа прогресса, понимания идей, изучения стратегии, корректировки целей и постановки высокоприоритетных задач. Это позволяет вашей команде быстро определить приоритеты и соответствующим образом скорректировать свои задачи.

Развивайте интерес, чтобы оставаться мотивированным: Удаленная работа сопряжена с трудностями. Самый большой риск заключается в том, что сотрудники все чаще чувствуют себя оторванными от команды. Без непринужденных бесед в офисе или мероприятий по сплочению команды и праздничных вечеринок сотрудники могут чувствовать себя изолированными и быстро терять мотивацию. Поддерживайте эти связи, организуя видеосъемки важных событий компании и дней рождения или юбилеев сотрудников. Подумайте о добавлении в календарь виртуальных ретритов, от тренингов осознанности до танцевальных вечеринок. Создайте места, где сотрудники могут делиться личными новостями, например, канал #watercooler Slack. Допускайте спонтанность и не забывайте получать удовольствие.