Для чего нужно штатное расписание на предприятии?
Опытный работодатель знает наверняка, что в практически любом вопросе, которое касается управления предприятием, ведением кадровой, плановой или бухгалтерской работы на предприятии не обойтись без штатного расписания.
И действительно, ведь только на основании штатного расписания кадровая служба предприятия подбирает персонал в соответствии с наличием действующих вакансий, проводит прием новых сотрудников и переводит действующих сотрудников предприятия на другую работу. Бухгалтерия и плановый отдел, соответственно, планируют расходы на оплату труда, а также составляют отчеты в центр занятости о наличии или отсутствии вакантных должностей.
Что такое штатное расписание? Есть у него утвержденная форма?
Главное назначение штатного расписания – это установить организационную структуру предприятия. Таким образом, руководитель, утверждая штатное расписание, тем самым утверждает организационную структуру предприятия, которая в свою очередь включает в себя количество штатных единиц по каждой профессии, а так же тарифные ставки (оклады), которые соответствуют каждой профессии на предприятии.
В общем случае любое штатное расписание должно включать в себя наименование всех должностей и профессий, которые задействованы на предприятии, а так же общая численность работников предприятия, занятых по каждой из указанных профессий и их должностные оклады.
При составлении штатного расписания нужно учесть, что единой формы штатного расписания для негосударственных (частных) предприятий не существует. Поэтому такие работодатели смело могут разрабатывать форму штатного расписания на свой вкус и цвет. Если же Вы работаете на предприятии, которое финансируется за счет государственного бюджета, то для Вас обязательным к исполнению является постановление КМУ №57 от 28.01.2002 г. где и содержится типовая форма штатного расписания для бюджетных учреждений.
Что обязательно должно содержаться в штатном расписании?
Независимо от того, какой формой штатного расписания Вы решите пользоваться (утвержденной постановлением КМУ или разработанной самостоятельно), общая структура этого документа должна разделяться: гриф (пометку) об утверждении заголовок и собственно сам текст документа.
В тексте штатного расписания обязательно должна раскрываться информация о:
- наименование структурных подразделений предприятия;
- наименование должностей (профессий), задействованных на предприятии;
- количество штатных единиц соответствующей должности (профессии);
- размерах окладов (тарифных ставок), надбавок и доплат по каждой должности (профессии);
- месячном фонде заработной платы для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по предприятию.
Шаг 1 – Выделяем структуру предприятия. Устанавливаем формы и системы оплаты труда
Здесь нужно заметить, что название структурным подразделениям руководство предприятия может подбирать на свой вкус, то есть они могут называться как угодно. Однако, не следует забывать, что существуют случаи, когда от названия структурного подразделения в котором работает работник, зависит получением им льгот и дополнительных гарантий. Так, например, льготные категории работников, которые имеют право на льготную пенсию по возрасту в соответствии со Списками №1 и №2, должны работать в структурных подразделениях, наименование которых полностью совпадает с теми, которые приведены в Постановлении КМУ от 24.06.2016 г. № 461.
Что же касается форм и систем оплаты труда, которые можно применять на предприятии, то это обязательно должно быть предварительно утверждено в тексте коллективного договора. Напомним, что коллективный договор, является еще одной формой локального нормативного акта работодателя, который он утверждает совместно с профсоюзом, а в случае его отсутствия, с представителем трудового коллектива.
Шаг 2 – Определяем полный перечень должностей и профессий на предприятии
На этом этапе главное учесть все должности и профессии, которые будут задействованы на предприятии, а так же наличие которых необходимо для нормального (бесперебойного) функционирования предприятия. Сюда относятся все должности и профессии на предприятия, начиная от директора и заканчивая уборщицей или сторожем. Причем в штатное расписание попадают все должности и профессии, включая те, которые заняты совместителями, как внешними, так и внутренними, а также пока вакантные должности, на которых временно отсутствуют наемные работники.
При выборе наименования штатным единицам, нужно иметь в виду, что работодатель может выбрать только из тех, которые приведены в Классификаторе профессий ДК 003:2010.
Само собой разумеется, что именно эти наименования в дальнейшем должны использоваться в текстах приказов по личному составу, а так же при записях в трудовые книжки.
Шаг 3 – Определяем численность штатных единиц на предприятии
Для начала выясним, что следует понимать под штатной единицей. В общем случае под штатной единицей понимается должностное единица, которая может быть занята одним или несколькими работниками сразу.
Количество необходимых предприятию штатных единиц предприятия оно определяет самостоятельно. Как правило, администрация предприятия в этом вопросе руководствуется соображениями целесообразности и экономической обоснованности содержания планируемой численности работников.
Обращаем Ваше внимание на то, что в зависимости от потребностей предприятия допускается устанавливать в штатном расписании количество штатных единиц по должностям меньше 1 (например, 0,75 или 0,5). Их устанавливают в случаях, если по этой должности не требуется занятость работника полный рабочий время.
Хотя на практике может случиться и обратная ситуация, когда на одну «целую единицу, указанную в штатном расписании по конкретной должности (профессии), может быть принят как один работник, так и, например, два работника с неполным рабочим днем на 0,5 штатной единицы каждый. Таким образом, каждый из этих двух работников отработает 50 % рабочего времени и получит, соответственно, половину оклада, установленного по этой должности.
Шаг 4 –Определяем размеры окладов, надбавок и доплат
Здесь источником информации должен служить коллективный договор или другой локальный внутренний документ, как Положение об оплате труда на предприятии и др. Естественно, что такой документ должен быть согласован с трудовым коллективом или профсоюзом при его наличии. Как правило, в таких документах на предприятии содержится полная информация о нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, условия введения и размеры надбавок, доплат.
Обращаем Ваше особое внимание на то, что статья 95 Кзот и статья 6 Закона Украины «Об оплате труда» содержит требование, согласно которому нельзя устанавливать всем работникам оклады (тарифные ставки) в одинаковом размере. В связи с этим все работодатели обязаны оплачивать труд наемных работников с учетом квалификации и сложности выполняемых работ. В то же время, в штатном расписании допускается утверждение одинаковых наименований должностей с разными должностными окладами (тарифными ставками).
При составлении штатного расписания в 2017 году нужно иметь в виду, что оклад (месячная тарифная ставка) работника не может быть меньше прожиточного минимума, установленного для трудоспособных лиц на 1 января 2017 года (то есть 1600 грн.).
Ну и наконец, если в штатном расписании по отдельным должностям будут указаны доплаты или надбавки, то это прямо говорит о том, что такие надбавки и доплаты носят постоянный характер и должны выплачиваться работнику на регулярной основе. Что же касается «трудовой» доплаты до минимальной зарплаты, то в штатном расписании отображать ее не нужно, поскольку в этом случае ее размер может меняться в зависимости от выполненной нормы труда в текущем месяце.
Шаг 5 – Проект штатного расписания (согласование)
Перед тем, как штатное расписание будет представлено на утверждение администрации предприятия, он должен быть согласован с руководителями всех структурных подразделений предприятия.
В связи с этим, вновь возникает вопрос о согласовании на этом этапе штатного расписания профсоюзом или органом который его заменяет, однако, по мнению автора, это лишнее. Поскольку порядок установления размеров окладов (ставок), доплат и надбавок регулирует коллективный договор (иной локальный нормативный акт работодателя), который и так уже согласован с профсоюзом (представителем трудового коллектива), а штатное расписание составляется на его основании (с учетом его требований).
Шаг 6 – Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности. Допускается также утверждение штатного расписания непосредственно грифом утверждения (в правом верхнем углу документа).
Штатное расписание, обычно, вводится в действие с начала календарного года и действует в течение всего года. В то же время коммерческие (негосударственные) предприятия могут утверждать штатные расписания с нужной периодичностью, хоть ежемесячно. Если срок действия штатного расписания не оговорен, то он действует бессрочно вплоть до утверждения нового.
При необходимости в штатное расписание могут быть внесены изменения. Если они не существенные, то, обычно, издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. Если же изменений много, то имеет смысл изложить штатное расписание в новой редакции