Что такое файлообменник?
Обмен файлами означает отправка файлов другим пользователям. Если файлы передаются по электронной почте как вложения, обычно образуются многочисленные копии: загружены, просмотрены, отредактированы, отправленные обратно. Это чрезвычайно усложняет отслеживание версий.
Хотя отправка файлов по электронной почте вполне обоснованное, в большинстве случаев это неэффективно. Лучший способ поделиться ими – через службу облачного хранения данных. Облачное хранилище дает возможность быстро делиться файлами и получать доступ к ним без вложений электронной почты.
Если вы предоставите разрешение, участник команды или клиент сможет работать над файлом в общем доступе. Вам даже не понадобится отправлять или получать его: по крайней мере двое людей смогут работать над одним файлом в режиме реального времени.
Вы можете использовать облачный файлообменник для большинства файлов, в частности:
- документов;
- наборов слайдов;
- документов в формате PDF;
- электронных таблиц;
- видео;
- фотографий.
Обмен файлами в облачном хранилище дает возможность удобно передавать файлы и одновременно работать над одним документом всей командой. Это значительно упрощает рабочий процесс по сравнению с обменом вложениями в электронных письмах.
Как поделиться файлом
Обычно предоставление общего доступа к файлам в облачном хранилище состоит из следующих шагов.
- Войдите в свою учетную запись в облачном хранилище на компьютере, планшете или мобильном устройстве с помощью веб-браузера или мобильного приложения
- Выберите файл или папку
- Выберите “Отправить” в меню
- Выберите желаемый уровень доступа для получателей (например, “разрешить редактирование”)
- Выберите пользователей, которые могут просматривать файл (например, конкретные лица, сотрудники вашей компании или все)
- Выберите уровень безопасности ссылку для совместного доступа (например, защищенные паролем или с ограниченным временем действия)
- Введите адрес электронной почты получателя и нажмите кнопку “Отправить” или скопируйте ссылку для совместного доступа и вставьте его в сообщение электронной почты или чат
Документы или электронные таблицы часто интегрируются с облачным хранилищем, чтобы вы могли предоставлять совместный доступ непосредственно в самом файле. Когда вы поделитесь ссылкой, получатель сможет открыть документ.
Доступ к общему файлу
Если вы получатель, получить доступ к общему файлу очень просто.
Приглашение по электронной почте будет содержать ссылку на файл и информацию о его отправителе. Если нажать на ссылку, откроется новое окно браузера с файлом. Вы можете работать над файлом в браузере или загрузить и редактировать его автономно.
Пользователь, который делится файл, также может отправить ссылку по личной электронной почте, в веб-чате или социальных сетях. Вам будет необходимо перейти по этим ссылкам, чтобы открыть файл.
В большинстве служб облачных хранилищ не нужно создавать учетную запись для доступа к общему файлу.